Som udgangspunkt anbefaler jeg, at du angiver en kort og saglig begrundelse i opsigelsen. Det skaber klarhed, reducerer risikoen for tvister og viser professionel håndtering af situationen.
Hvis du ikke giver en begrundelse, risikerer du, at det bliver brugt imod dig i tilfælde af, at medarbejderen påstår, at opsigelsen er usaglig. Enten ”almindeligt” usaglig efter funktionærloven eller en kollektiv overenskomst, eller baseret på en af særlovene om fx handicap, ligeløn, alder, graviditet, barsel, religion, politisk overbevisning, krav om ligeløn, etc.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du bedst begrunder opsigelsen, eller om der overhovedet er grundlag for en opsigelse, så få juridisk rådgivning, før du sender opsigelsen.
Kontakt advokat Lise Moth Timm
Repræsenterer du en virksomhed? Så ring til mig på 22801971 eller skriv til lise@moth-adv.dk, kom med en kort beskrivelse af din sag og oplys dit telefonnummer – så kan vi tage en indledende snak om din sag og dine muligheder.
Første samtale er uden beregning.
Jeg hjælper med at formulere opsigelsen, så I ikke skal spekulere på, om I jokker i spinaten med en given formulering.
Hvad siger loven?
Funktionærloven indeholder en eksplicit bestemmelse om, at en medarbejder har krav på skriftligt at få oplyst begrundelsen for en opsigelse på anmodning, og mange overenskomster indeholder tilsvarende krav.
Kravet om en skriftlig begrundelse på anmodning gælder fra første ansættelsesdag.
Selv hvis medarbejderen ikke har mulighed for at rejse krav om godtgørelse for saglighed (det giver funktionærloven fx først ret til ved opsigelser efter 12 måneders ansættelse) har medarbejderen en stærk interesse i at få en skriftlig begrundelse, fordi begrundelsen er afgørende for, om medarbejderen kan få dagpenge fra første ledighedsdag (evt. efter G-dage), eller om medarbejderen anses for at være selvforskyldt ledig og derfor får karantæne.
Så selvom en opsigelse uden begrundelse i princippet er gyldig med den virkning, at opsigelsesvarslet begynder at løbe, så kan du lige så godt forberede en begrundelse fra begyndelsen.
Er der andre gode grunde til at overveje en begrundelse for opsigelsen?
Med en begrundelse for opsigelsen kridter du så at sige banen op for det tilfælde, at medarbejderen reagerer på opsigelsen ved at rejse krav om en godtgørelse for usaglig opsigelse.
Du kan også se på det sådan, at hvis du ikke giver en begrundelse allerede i selve opsigelsesskrivelsen – eller i hvert fald mundtligt under samtalen med medarbejderen om opsigelsen – så er du fuldstændig åben for medarbejderens eventuelle påstande om, at opsigelsen skyldes usaglige begrundelser.
Og så er du pludselig i defensiven og skal både forsvare dig mod konkrete beskyldninger og samtidig både redegøre for og dokumentere de saglige grunde, du havde for opsigelsen.
Selvom det langt fra er alle opsigelser, der ender i tvist, så kan du ikke med sikkerhed forudsige, hvilke der gør.
Så ihukom de vise ord: “If you want peace, prepare for war” – Vegetius
Krav om saglighedsgodtgørelse kan rejses både under selve opsigelsesvarslet, men også et stykke tid efter udløbet af opsigelsesvarslet – der i sig selv kan være ganske langt (op til 6 måneder efter funktionærloven) – og jo længere tid der går, des sværere vil det kunne blive at bevise, at den korrekte, saglige opsigelsesgrund faktisk var reel.
En begrundelse vil også kunne medvirke til at give den opsagte medarbejderen større klarhed over baggrunden for opsigelsen – eller i hvert fald kan en skriftlig begrundelse være medvirkende til at modvirke misforståelser.
En manglende begrundelse kan desuden få opsigelsen til at virke uovervejet og spontant, hvilket ikke giver noget ret godt indtryk af arbejdsgivers beslutningsprocesser og professionalisme.
Hvornår skal du være ekstra forsigtig?
Der er situationer, hvor du bør overveje meget grundigt, om og hvordan du begrunder opsigelsen. Det drejer sig som især opsigelser, hvor medarbejderen er omfattet af en særlig beskyttelse og særlige bevisbyrderegler. I disse tilfælde kan det nemlig være helt afgørende for det efterfølgende forløb (og dermed størrelsen på en eventuel godtgørelse), om opsigelsen begrundes i et sagligt forhold, eller om der (måske fejlagtigt) henvises til forhold, der er særligt beskyttede (oplagt: en opsigelse begrundet i omfattende sygefravær, der skyldes graviditet eller handicap).
Når det er sagt, så kan en opsigelse også blive for lang og detaljeret. Det kan særligt være tilfældet, hvis opsigelsen er begrundet i helbredsmæssige forhold eller penible situationer, hvor medarbejderen har haft en grænseoverskridende adfærd. Her vil det ofte være nok at henvise til hændelserne på en bestemt dato, eventuelt involverende navngivne kolleger og så oplyse, at begrundelsen naturligvis kan uddybes nærmere, hvis det ønskes.
I tilfældet med opsigelse på grund af omfattende sygefravær eller en medarbejderens manglende mulighed for at udføre sit arbejde på grund af et handicap, vil det typisk være klogest ikke at beskrive medarbejderens diagnose eller sygdom i detaljer. Beskriv eventuelt de konkrete udfordringer eller opgaver, som medarbejderen ikke kan løse, men undlad konkrete helbredsmæssige oplysninger.
Hvis opsigelsen (eller i dette tilfælde ofte bortvisningen) skyldes forhold, der kan og måske bør meldes til politiet, skal I desuden være særligt opmærksomme på ikke at få sat et straffelovsprædikat på en uønsket adfærd, men i stedet søge at beskrive adfærden nøgternt – ellers risikerer I, at opsigelsen/bortvisningen bliver underkendt.
Praktiske råd
Giv en begrundelse for opsigelsen, men hold den kort, saglig og sober.
Og før du sender opsigelsen, er det i øvrigt altid en god idé at overveje, om en fratrædelsesaftale kunne være en bedre (og ofte også billigere) løsning.
Skriv et svar